Defensa especializada frente a auditorías de UGPP. Gestión de riesgo, respuesta a requerimientos y apelaciones para reducir sanciones al mínimo.
Consulta Gratuita por WhatsAppLa Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es el organismo que fiscaliza a las empresas para comprobar que cumplan adecuadamente con sus obligaciones de aporte en pensión, salud, riesgos laborales y parafiscales (SENA, ICBF). De una auditoría de UGPP pueden derivarse liquidaciones de obligaciones pendientes, multas y sanciones de montos elevados (hasta 500% del valor adeudado en los casos más serios). En Medellín, UGPP adelanta auditorías de forma recurrente, sobre todo a empresas del comercio con posibles fallas en sus reportes. Nuestra labor consiste en defender a las empresas a lo largo de estos procesos: redactamos respuestas técnicas a los requerimientos, recopilamos documentación, controvertimos cálculos errados y agotamos los recursos hasta la apelación cuando hace falta.
El trámite habitual sigue estos pasos: (1) UGPP notifica que adelantará una auditoría; (2) la empresa recibe la fecha y el aviso de los documentos que se revisarán; (3) los auditores examinan la documentación (nóminas, reportes al SENA, registros de afiliación); (4) UGPP produce un informe con sus hallazgos; (5) se remite un Requerimiento de Información con un plazo (por lo general 10 días) para que la empresa conteste; (6) ante desacuerdos, la empresa puede interponer recursos de apelación; (7) se profiere la Liquidación de Crédito con las obligaciones pendientes y las sanciones; (8) si persiste el desacuerdo, la empresa puede demandar ante el juzgado contencioso-administrativo. Es un proceso prolongado que exige acompañamiento legal en cada etapa.
Entre los hallazgos más frecuentes de UGPP en empresas de Medellín están: (1) aportes no pagados o cancelados de forma parcial (la empresa no cubrió los aportes de sus trabajadores); (2) trabajadores no reportados (la persona laboraba sin estar afiliada a seguridad social); (3) salario mal reportado (se informó menos del salario real, reduciendo la base de aporte); (4) desafiaciones indebidas (la empresa retiró del registro a un trabajador alegando una terminación, pese a que seguía laborando); (5) omisión de beneficiarios o pagos sin respaldo. Las sanciones derivadas comprenden: pago del aporte omitido + intereses + multa (entre 50% y 500% del aporte según la gravedad). Así, una empresa con un incumplimiento de 20 millones en aportes podría afrontar una multa adicional de entre 10 y 100 millones.
Nuestra estrategia de defensa parte de detectar el sustento de cada hallazgo para controvertirlo técnicamente. Cuando UGPP afirma que se adeuda un aporte por un trabajador no reportado, aportamos la prueba de que sí fue reportado (certificado de afiliación, nóminas del mes), evidenciando que la entidad maneja datos errados. Si sostiene que el salario reportado fue bajo, exhibimos nóminas, comprobantes de pago y contrato laboral que acreditan el salario real. Cuando se discute si la persona era trabajador o independiente, argumentamos según la naturaleza del acuerdo y la subordinación. También controvertimos los cálculos de intereses cuando están mal: en ocasiones UGPP aplica tasas superiores a las legales. En cada apelación, la empresa tiene la oportunidad de aportar nuevas pruebas o argumentos que UGPP no valoró en primera instancia.
En Medellín hemos defendido con éxito a varias empresas frente a auditorías de UGPP. Algunos casos: una empresa de comercio a la que UGPP atribuía un trabajador no reportado, pero demostramos que esa persona era socio/dueño de la firma (no empleado), con lo que se desvirtuó el hallazgo; una empresa que años atrás reportó un salario equivocado por un error administrativo, donde presentamos a tiempo la corrección de nóminas como muestra de buena fe y logramos rebajar las sanciones; y una empresa a la que UGPP le sobreliquidó intereses sobre el aporte adeudado, donde acreditamos con cálculos técnicos que eran injustos y conseguimos la corrección. Lo esencial es que cada hallazgo se estudia por separado: algunos son acertados y la empresa debe pagar, otros se sostienen en bases frágiles y pueden controvertirse o disminuirse. Nuestro papel es determinar cuáles se pueden defender y cómo hacerlo con eficacia para reducir el impacto económico. La inversión en defensa legal durante un proceso de UGPP suele recuperarse con la reducción de sanciones y multas.
Contactar por WhatsAppUGPP comprueba que las empresas realicen correctamente los aportes a seguridad social (pensión, salud), riesgos laborales (ARL) y parafiscales (SENA, ICBF). Lo que busca: trabajadores no reportados, aportes no pagados o pagados solo en parte, salarios mal reportados, desafiaciones indebidas y ausencia de documentación. Se trata de un control estatal orientado a proteger los derechos de los trabajadores y a asegurar que los fondos se recauden como corresponde.
La sanción consiste, ante todo, en el pago del aporte adeudado + intereses desde la fecha en que debió cancelarse. A ello se suma una multa que depende de la gravedad: aporte omitido por descuido = multa 50-100%; aporte omitido de manera deliberada = multa 200-300%; incumplimiento grave con trabajadores no reportados = multa 300-500%. Un aporte adeudado de 5 millones puede acarrear una multa adicional de entre 1 y 25 millones.
Las nóminas completas del periodo auditado, los registros de afiliación a seguridad social, los comprobantes de pago de aportes (transferencias, recibos), los contratos de trabajo, las copias de los documentos de identidad de los trabajadores, los cambios de salario soportados y la documentación de independientes si los tienes (contratos de prestación de servicios). Cuanto más organizada y sistemática sea tu documentación, mejor te protegerás de hallazgos injustificados.
Sí. Una vez emitida la Liquidación de Crédito de UGPP, puedes interponer recurso de apelación ante la propia UGPP (30 días). Después, si UGPP la confirma, tienes la opción de demandar ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca para cuestionar la legalidad de la liquidación. Es un trámite administrativo y judicial que puede durar entre 1 y 2 años, pero si te asiste la razón, puedes conseguir que se anule la liquidación.
Conserva: (1) nóminas completas y claras con salarios correctos; (2) reportes mensuales al SENA de los trabajadores afiliados; (3) comprobantes de pago de aportes hechos a tiempo; (4) contratos de trabajo de todo el personal; (5) procedimientos documentados para los cambios de salario; (6) un registro de trabajadores independientes separado del de los empleados. Un sistema ordenado evita hallazgos. Realizamos auditorías preventivas si necesitas detectar problemas antes de que lo haga UGPP.
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